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溶解サービスは効率化にオススメ!シュレッダーから溶解サービスに切り替えた理由!

time 2021/07/10

溶解サービスは効率化にオススメ!シュレッダーから溶解サービスに切り替えた理由!

公認会計士・税理士で独立すると、困るのが書類の処分です。

書類はクライアント関連の情報など、自分で印刷した書類などです。

そして、意外と困るのが、税理士関連で届く書類です。営業目的の書類はもちろん、それ以外でも税理士会関連の書類などバンバン届きます。

その処分方法には溶解サービスがオススメです。

自分が溶解サービスを使うまで

まずはシュレッダーを使っていたのですが、溶解サービスを使うまでの経緯を記載します。

溶解サービスを使う前にまずは電源型の小さなシュレッダーを使用

初めはシュレッダーを使って処理していました。

溶解サービスが個人事務所レベルでも使えるということを知らずに、シュレッダー使うしかないよな、と思い、使っていました。

当初は基本ペーパーレスでやる予定だし、小型のシュレッダー使っておくか、って感じで、小さめのシュレッダーを購入しました。

こんな感じのシュレッダーです。

小型シュレッダーで困ったこと

小さめのシュレッダーだと、自分がちょっと印刷したものくらいでしたら、対応可能ですが、

郵送物については、営業の郵送物やら税理士会やらのものが結構多いので、すぐにゴミ受けがいっぱいになります。

(=何度もゴミ受けを外して、ゴミ捨てが必要になる)

営業の郵送物は、がっつり自分の事務所名とか書いてあったりします。。

(気にならない方はそのままポイかもしれませんが、セキュリティとか気になって、私はシュレッダーしてました。宛先以外にも税理士への営業の郵送物ってわかる内容が書いてありますし。)

裁断に時間がかかる

しかも、難点が時間がかかる、かつ、シュレッダーが小さいので、印刷したもの以外にも郵便物などを、シュレッダーするのに、時間がかかるというのが非常に欠点です。

いちいち少ない枚数(5枚ずつとか)で裁断しようとすると、それはそれで面倒でした。

特に時間がかかるから、とりあえずシュレッダーする用のボックス作って、あとでやろう→すぐにボックスがいっぱいになり、シュレッダーしだすと、かなりの時間がかかる→またあとでやる、の悪循環になりました。

上記のデメリットに対応するべく大きめのシュレッダーを購入します。(主にシュレッダーに係る時間面ですね。)

大きめシュレッダーを使う

小さいシュレッダーだと時間と手間がかかって仕方がないので、ある程度まとめて紙の量をシュレッダーでき、手でシュレッダー部分に紙をいれるものではなく、自動でシュレッダーしてくれるものを購入しました。

時間は早くなった

裁断のスピードはかなり早くなりました。まとめてシュレッダーできるので、ボタンを押して、あとは放置できる幅が増えたので、その分楽でした。

ただ紙を入れて完全放置とまではいかないかな(紙の入れ方とかによって止まったりする)という部分もありました。

冊子とかは困る

ただし、シュレッダー自体に難点はあります。

なんか税理士関連の書類で名簿などが冊子になって送られてきたりするんです。

こんな個人情報の固まりみたいなもの郵送で送っていること自体に結構びっくりはしたのですが、冊子だとシュレッダーというわけにはいかず、溜まっていくばかりということになっていました。

大型にしても結構なシュレッダーのゴミがでる・掃除が手間

このサイズにしても郵送物とかを処理していくと結構すぐにゴミ受けにシュレッダーのゴミが溜まります。(どれだけ郵送で送ってくるんだってくらい郵便物が届いたりします)

そしてシュレッダーのゴミをゴミ袋にいれたり捨てようとするとゴミ受けのあたりに必ずシュレッダーのカスが周りに散って、非常に面倒です。この点は、シュレッダーではどうしようもない点です。

なんとかならないかなーと思って、周りの公認会計士・税理士と話をしていたら、溶解サービス便利だよということで、溶解サービスを使うことにしました。

溶解サービスってどんな感じ?

溶解サービスは、簡単にいうと機密書類を溶かして、処分してくれるサービスです。

監査法人や規模感のある税理士法人・税理士事務所では利用されている(利用していた)ところもあるのかなと思います。

例えばですが、こんなサービスです。

※現在大手通販サイトで申し込みができるのは、Yahooショッピングのデルエフくらいかなと思います。ほかにも郵便局やヤマト、大塚商会などでも溶解サービスがあるようです(記事執筆時点)。

流れとしては、

  • 溶解サービスを注文すると段ボールや溶解する段ボールやボックスに貼り付ける発送伝票が送られてくる
  • 段ボールに溶解したい書類を入れる
  • 段ボールが貯まったら発送伝票を貼って、集荷の依頼をする
  • 集荷後、溶解の証明書が届く

という感じです。

溶解サービスの会社によって、基本料金には溶解サービスしかついていなくて、溶解のための段ボールをつけるとプラス○円、溶解した証明書の発行もつけるとプラスで○円のようなケースもあります。

溶解サービスを使ったメリット

上記で記載したシュレッダーのデメリットがなくなります。

裁断する時間が不要

そのまま段ボールに入れておけばよいので、裁断するために時間をかける必要がなくなるのがメリットです。

(紙を数枚ずついれたりとか気にしなくてよくなる)

冊子とかとそのまま入れられる

冊子とかを背表紙を切ったり、ページを千切ってシュレッダーにかけたり、捨てにくい冊子がそのまま放置、ということなく、

冊子などをそのまま捨てることができます。

ゴミ捨てが楽

シュレッダーで溜まったらいちいち捨てに行く必要がないのもメリットです。

またシュレッダーのカスが中に残ったり、カスカスがシュレッダーの周りに散ったりしないので、ゴミ捨てや掃除がない分はかなり楽です。

溶解サービスを使ったデメリット

もちろんデメリットもあります。

段ボールなどを溶解に引き取りにきてもらうまでおいておかないといけない

溶解に引き取りにくれるまでの間に段ボールが事務所や部屋に置いたままになるので、見た目的にはいまいちと感じる方はいらっしゃるかもしれません。

ぱっと見で段ボールが置いてある状態が嫌って方や置くスペースが気になる方(シュレッダーおいても同じかとは思いますが、)はデメリットだと思います。

引き取りに来てもらう手間が生じる

シュレッダーの場合には、ゴミが溜まったら、ゴミに捨てればよいのですが、引き取りにきてもらうために引取の業者に連絡する必要やその時間に事務所や部屋にいないといけないという手間があります。

(引き取りに来てもらう際は配達などの集荷と同じ感じで電話で時間指定などが多いです。がっつりとした溶解サービスを依頼すると定期的にくるケースもあるかとは思います。)

ただし、自分の場合には、段ボール1箱たまるのが3か月に1度くらいなので、その引き取りの手間と毎回のシュレッダーのゴミ捨て・掃除、シュレッダーで裁断する手間を考えても十分かと思っています。

ここは人による部分もあるかもしれません。結構印刷するって方だと、上記で紹介した以上に大きなシュレッダーを購入するのがもしかしたら楽になるかもしれません。

溶解がきちんとできなかったというリスクがないわけではない

これが一番のリスクで気になるところではないかと思います。

溶解までに、郵送事故や溶解サービス会社に不備があり、情報が流出したらどうしようかという点です。

郵送事故や溶解サービスの会社がミスをして、書類がきちんと溶解できなかったというリスクもないわけではありません。

私は事務所として、そのまま開封せずに溶解してくれるところ、溶解の証明書がでるところを選んでいます(どちらもオプションでお金がかかっても、必ずつけています。)。

また、事務所で管理簿と管理ファイルを作って、発注時請求書や注文書、発注の際の伝票番号、発送後の溶解証明書をきちんと管理するようにしています。

まとめ

シュレッダーするまでの紙を入れていく手間や冊子などのシュレッダーしづらいものの処分、また、ゴミ捨てやシュレッダーの周りに飛び散るカスカスの掃除のストレスなどを考えると、溶解サービスは本当に便利です。

個人的にはかなり手間からの解放と時間の節約になっていると感じていますし、コスト面でもシュレッダーの購入費によりますが、それと比較してもそこまで溶解サービスが高いということではないかと思います。

時間や手間の分を買っている・投資していると思えば非常によいサービスだと思います。

ただし、郵送事故や溶解サービス会社で何かあったときのリスクはどうやっても出てきますので、事務所としてそのサービスを使うことによる管理をしているという点は必要だと思います。

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独立公認会計士・税理士ブログについて

数年前に公認会計士として個人の会計事務所を開業しました。

独立したときを思い出すと、自分で困ったことやわからないことって、
すでに独立している周りの人に聞いて詳しくは教えてくれなかったり、ネットで調べても全然情報がなかったりします。

それ以外にも独立した人ってどんな生活を送っているのかもよくわからないなと独立するまで思っていました。

そのため、自分が実際に独立するまでと独立してからどんな感じなのかをブログにまとめることで独立を検討されている方の参考になればと思い、ブログを開設しました。

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