従業員を雇用する前に前段階で某オンラインアシスタントに業務依頼していました。
結果を記載すると大失敗でした。
1年ほど契約して現在は別のオンラインアシスタントに切り替えています。
そんなオンラインアシスタントに依頼してみたきっかけや失敗した理由、切り替えてからはどうなのかをまとめたいと思います。
オンラインアシスタントの利用を始めたきっかけ
まずは簡単にオンラインアシスタントの利用を始めたきっかけです。
業務量が多くなった
クライアント数がかなり増えて物理的に稼働がきつくなってきたことがきっかけでした。
せめて自分の事務所の間接業務などは外注したいなーという感じでした。
人に依頼できる体制（自分しか業務が動かせない状態からの脱却）の構築と、自分しか業務ができないことによるリスク
クライアント数が増えたことによって、打ち合わせなどに対応していくと、当たり前ですがその間作業的なものはほとんど進みません。
日中に2-3件打ち合わせが入ると夜の時間帯じゃないと作業できないことが増えてきましたので、それも解消したいなと思っていました。
また単に作業面だけでなく、自分に急な病気や事故があった際に誰も対応できなくなってしまうので、ルーティン的な業務だけでも万が一の際には進められる体制がないと怖いなというリスク的なところも気になっていました。
アルバイトや社員の雇用に向けた体制整備
上記2点も含めて、自分一人で仕事を抱えている状態でしたので、まずは採用コストや手間が少ないオンラインアシスタントで人にお願いできる体制を整えたいと思いました。
自分の頭でタスクやツールが全て完結してしまっていたので、それを整理して今後アルバイトや社員に依頼できるようにしていかないといけないなと思っていました。
事務所として人をたくさん雇用して規模をかなり大きくしていくんだ、という方針ではないのですか、上記2点を考えると今後は誰かいないと厳しいなと思っていたので、アルバイトの方などを雇用していければという感じです。
某オンラインアシスタントへ依頼してて切り替えた理由
次に某オンラインアシスタントがいまいちで切り替えた理由です。
単に品質のレベルの低さ
単純作業でも同じミスが多く、何度もこちらから改善などをお願いしても変わらなかったことが一番大きな理由です。
例をあげると、freeeの取引に請求書を添付するという単純作業などで、何度もミスるのはきついなーと思ったのが、切り替えの理由です。
一応、前提ですが、以下のような感じです。
- 自分とやり取りする窓口の担当者がつく
- 実際の作業者は誰になるかわからない（ネットなどの求人をみると個人への業務委託なども含まれるようです。）
- 詳細なマニュアルは配布済
契約していた1年間に同じようなミスが何度も発生するので、
何度かミスの原因の特定や改善のお願いをお伝えしたのですが、
決定打となったのは、何度も同じような話になった後に、お話しした際にこれだけ何度もミスが発生するのは、作業したことのない・作業を初めて行う方（業務委託などの作業者を含む）にマニュアルだけ投げて、完了後にそのままこちらに完了報告しているから（作業経験者の説明・チェックはしない）なのでは？
と伝えましたが、
- どういった方にお願いしているかなどは会社の方針で伝えることができない
- こちらからのミスが多い旨の指摘があった場合には、経験者を担当させたのみの対応（今までの指摘があっても、経験者から未経験者への説明・チェックなどの指摘後の対応はしていない）
- 今後も未経験者が担当することはあるが、経験者のチェックが必要であれば、別途時間数（依頼の時間単価）はかかる
ということで、
今まで何度もミスがあって最終的に上記のような説明でしたので、某オンラインアシスタントの会社の体制も含めて、こちらの意見を伝えても改善しないんだろうなと諦めたことと、
この感じで何度もミスをしたあとにこちらで気をつけて確認・チェックしたりと、管理の手間がかかるなと思ったので、解約をすることにしました。
業務委託の契約・セキュリティの問題（クライアントの了承を得ない部分がある）
次に業務委託の契約、セキュリティの問題です。
業務委託契約などは、再委託する際には承諾をとる必要があることが多いかと思います。
またオンラインアシスタントは先方の不特定多数の人が作業する可能性があるので、その点はセキュリティ面では注意が必要です。
弊事務所では主に税理士の業務で一部関与していく可能性があると思い、税務のクライアントに事前にヒアリングしたところ、
外部のオンラインアシスタントに情報開示するのは、
- 守秘義務契約を私とオンラインアシスタントで締結しようが絶対にダメ
- 守秘義務契約があれば、弊事務所の作業補助として作業してもらってもよいがアクセスできる情報は限定してほしい
- 守秘義務契約があれば、弊事務所の作業補助として作業してもらってもOK
と対応が分かれるので、
今後オンラインアシスタントに依頼したい方はその作業を行う予定のクライアントと相談しておくのが、よいかと思います。
弊事務所は結局事務所の単純作業すら作業がいまいちだったので、結局クライアントワークには関与せずでした、、
Webツールなどのログインの問題
webツールやアカウントなどで、色々とオンラインアシスタント用にアカウントやサービスを設定する必要があります。
その設定も結構手間ではあります。
設定後もログインで再認証が必要になったり、作業者が全然別で再度SMS認証が必要になるケースもあったりして手間でした。
他にも携帯電話の番号ありきのチャットツールになると、先方では携帯電話番号設定不可のため、messagerやテレグラムなどは、こちらで番号を用意しないと対応不可となったりとします。
あくまでオンラインである
これは特性上仕方がないのですが、あくまでオンラインアシスタントなので、
すぐに何かをお願いしたいときやちょっと口頭で指示や連絡したいときにも、別途ビデオ会議の日程調整して後日となるので、その点は注意が必要です。
これは実際にアルバイトを雇用して、ちょっとしたことを口頭でさっとお願いできる状況になり、よりデメリットと感じた部分ではありました。
（もちろん前もって色々と準備してお願いできた方がよいのは重々承知ですが、まだそういった体制が整いきっていなかったり、どうしてもクライアントありきの商売なので、今はアルバイトの方にちょっとした急ぎの仕事をさっとお願いできるのはありがたいです。）
オンラインアシスタントを利用したことでの学び・よかったこと
社内Wiki・マニュアルの利用（Notion）
指示する際にマニュアルがあると便利とのことでしたので、初めはgoogleドキュメントとかgoogleスライドとかにしようかなと思っていたのですが、
思い切ってNotionにしてみたのですが、思った以上にかなり便利でした。
Notionの便利さは別記事にまとめたいと思います。
タスク管理の重要性（自分のタスクの認識とタスクの細分化して人に振ること、期限や内容など）・Asanaの活用など
業務をオンラインアシスタントに依頼するようにしてから、
自分の業務の一覧化と切り出しできるタスクを分割したり、切り出したタスクに期限を割り当てるなど、人に業務を細分化して依頼するように意識が向いたのは非常に良かったなと思っています。
自分一人だと、自分が全ての情報を把握していて自分だけの効率的なやり方になりがちでしたが、
タスクの一部を切り出したり、人に依頼してもよいタスクを把握したり、その期限を確認して、マニュアルを作って、依頼したものを確認していくという点はその後のアルバイトの雇用してからにも活きた体験でした。
タスク管理については、Mykommonなども検討したのですが、こちらは結局Asanaに落ち着きました（こちらも別記事にて詳細を記載します）
チャットツールの見直し（slackの有料化も含む）
そのほかにも事務所内にも今後アルバイトなどの雇用を見越して、社内チャットツールについても見直しをしました。
もともとslackが便利で使っていたのですが、有料化しないと一定期間までの履歴しか見れなくなってしまい、Asanaのチャット機能で代用していたのですが、結局slackの有料プランに切り替えました。
こちらもアルバイトの雇用を見越して検討していけたのは良かったです。
まとめと現在
現在は結局某オンラインアシスタントは解約して、アルバイトの雇用も開始しました。
某オンラインアシスタントは解約したものの、今は別のオンラインアシスタントの利用を開始しています。
オンラインアシスタントへの時間単価はかなり高くなりましたが、今後アルバイトが抜けたときの予備的リソースや自分の事務所の間接業務をお願いして回しつつ、クライアントワークの単純作業の一部を回せるような体制にできればと思っています。
こちらは開始したばかりですが、某オンラインアシスタントと違い作業者は基本的に固定で、対応もかなりきちんとしているので、半年契約で様子を見ながら対応していきたいです。
某オンラインアシスタントさんでうまくいかなかった部分もありますが、上記の良かった点や反省点を活かして、またアルバイト2名と新しいオンラインアシスタントと業務を進めていければなと思っています。
何かご覧いただいた方の参考になりましたら幸いです。
